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Loading...Phraseexpress bietet schnellen Zugriff auf häufig benötigte Textbausteine für alle Anwender im Netzwerk. Der Textbausteinmanager hilft damit bei der täglichen Schreibarbeit, wie der Beantwortung häufig gestellter Fragen im Kundendienst, Erstellung von medizinischen Diagnoseberichten oder Sachgutachten, etc. Textvorlagen lassen sich mit Formatierung und Bildern speichern und in Kategorien organisieren, z.B. getrennt nach Sprachen, Abteilungen oder Anwendungszweck.
Die Textbausteine können miteinander verkettet werden und dynamische Inhalte, wie Datum-/Zeitstempel, fortlaufende Nummerierungen oder zusätzliche manuelle Texteingaben beinhalten. Das Tool leistet nützliche Dienste systemweit in allen Windows-Programmen, wie dem Internetbrowser, Outlook, Lotus Notes, Thunderbird, Messenger, etc., und ist nicht auf MS Word begrenzt. Nutzung im Team Anwender erhalten Zugriff sowohl auf gemeinsam genutzte als auch individuelle Textbausteine.
Die Zugriffsrechte auf Textbausteingruppen lassen sich per Benutzernamen, Arbeitsgruppe, Domäne, bzw. anhand ihrer Windows AccessControl List-Einstellungen (ACL) definieren. Statt einer einfachen Netzwerkfreigabe auf eine gemeinsam genutzte Datei verwendet Phraseexpress eine professionelle Client-/Serverarchitektur. Der zentrale Serverdienst verhindert somit Versionskonflikte bei gleichzeitiger Bearbeitung der Daten. Die Software ist kompatibel zu Citrix/Terminal Server. Jeder Anwender erhält seine persönlichen Textbausteine stets auf dem aktuell angemeldeten Rechner.
Während einer unterbrochenen Netzwerkverbindung verwendet PhraseExpress automatisch eine lokal gespeicherte Kopie der Textbausteine, bis die Verbindung wiederhergestellt ist. Das ist praktisch für Außendienstmitarbeiter, deren Laptops keine permanente Verbindung zum Firmennetzwerk haben. Der optionale Passwortschutz und die verschlüsselte Übertragung gewährleisten Datensicherheit, wenn Textbausteine über das Internet geladen werden.
Der Client Manager bietet Überblick über die Softwareversionsstände aller Arbeitsplatzinstallationen und erstellt automatisch eine rollierende Datensicherung. Der Administrator kann die Benutzeroberfläche der Arbeitsplatzinstallationen einschränken, um Fehlbedienung zu verhindern und den Schulungsaufwand zu minimieren. Die PhraseExpress Netzwerk Edition eignet sich auch für die zentrale Verwaltung aller Email-Signaturen im Unternehmen.
Dies gewährleistet ein unternehmensweit einheitliches Erscheinungsbild und eine rechtssichere Gestaltung. Die Benutzernamen, Adresse, Telefonnummer, etc. lassen sich aus Windows ActiveDirectory auslesen und LDAP Variablen dynamisch in die Signatur-Textbausteine einbinden. Mehrsprachige Signaturvorlagen, Einblendungen von z.B. aktuellen Tagesangeboten oder bevorstehenden Messeterminen sind dank der leistungsfähigen Makrosprache problemlos möglich.
Fazit
Das Tool erspart dem User sehr viel Zeit, denn es baut in jede Windows-Anwendung, die Textbausteine verarbeitet, die vorher abgespeicherten Phrasen ein. Die Bedienung und Arbeit mit dem Programm ist einfach, und über Hotkeys lassen sich die benötigten Phrasen in Windeseile einbauen. Ein Tool für alle, die viel schreiben.